Заказать консультацию
Есть вопросы? Ответим на все!
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Наши проекты

ТОО «АвтоДан»

ТОО "АвтоДАН" более 20 лет занимается оптовыми поставками автомобильных масел, фильтров, расходных и смазочных материалов, кроме того, одним из бизнес-направлений компании является замена масел и техническое обслуживание автомобилей.
В Фирму "Softkey" мы обратились для автоматизации бизнес-процессов по сервисному обслуживанию автомобилей клиентов.

Были поставлены следующие задачи:

  • Организация сбора информации о клиентах
  • Сбор информации о реализации работ, услуг, товаров, в разрезе клиентов и транспортных средств
  • Формирование статистики о наиболее часто обслуживаемым моделям транспортных средств
  • Формирование статистики о популярных работах и услугах
  • Сбор статистики о временных затратах на каждом этапе цикла с момента обращения клиента к СОП и до момента, когда процесс завершен и клиент покидает компанию с целью дальнейшей оптимизации организации рабочего времени сотрудников.
  • Формирования положительного имиджа компании в глазах клиентов.
  • Контроля качества оказываемых услуг.
  • Автоматизация расчета вознаграждения работников сервиса за выполненные работы и услуги.
  • Автоматизация расчета вознаграждения сотрудникам отдела продаж за выполнение плана по продажам и объем реализации (бонус за выполнение плана + процент от реализации).
  • Реализация электронной очереди клиентов.
  • Автоматизация персонализированного контроля оплаты наряд-заказов в наличной форме и при помощи платежных карт.
На момент обращения клиент уже использовал нетиповой программный продукт, необходимо было организовать процесс таким образом, чтобы минимизировать время обучения сотрудников, сократить сроки адаптации программного обеспечения до минимума, поскольку остановка работы предприятия влечет существенные финансовые потери.
Требовалось автоматизировать процесс учета обслуживания клиентов сервиса по обслуживанию автомобилей с момента обращения в компанию до завершения работ. При этом время на обработку информации должно быть минимальным. 
Функционал должен обеспечить:
·       сокращение времени на сбор и обработку информации по объему продаж и оказанным услугам,
·       автоматизировать начисление вознаграждения работникам на основе собранной информации,
·       реализовать механизм электронной очереди,
·       обеспечить прозрачность ведения учета,
·       обеспечить снижение рисков, возникающих при оказании услуг при обслуживании автомобилей,
·       обеспечить тайминг выполнения операций на каждом этапе бизнес-процесса, посредством регистрации времени контрольных точек для дальнейшего анализа и оптимизации.
·       сбор и анализ информации для дальнейшего создания CRM системы.
В результате обследования был разработан план мероприятий, график поставки дополнительного оборудования и программного обеспечения, платежный календарь проекта. После согласования сторонами, был заключен договор и началась разработка необходимых программных модулей.
После тестирования прототипа - начата пилотная эксплуатация.
Система принята в эксплуатацию с 10 сентября 2018 года.

Результаты:

Для обработки документов в системе задействован механизм идентификации документов по штрих-кодам и мастер ввода документов.
При вводе документов поля документов заполняются автоматически, исходя из контекста запуска мастера, этапа бизнес-процесса и роли пользователя, который задействовал механизм мастера ввода.
Для идентификации пользователей системы задействована система идентификации при помощи персональных ID-карт, что позволяет отслеживать авторство в документах.
Электронная очередь с использованием статусов документов отслеживает порядок прохождения сервисных работ и контроль загруженности сервиса в режиме реального времени.
Тайминг времени прохождения контрольных точек позволяет обнаружить узкие места, вызывающие задержки в работе предприятия. 
Регламент учета работ и оказываемы услуг, позволяет получать информацию по клиенту, исполнителю, объем и характер услуг, состояние транспорта до начала и после окончания работ.
Регистрация развернутой информации о клиентах и характере обращений в информационной системе позволяет на любой момент вывести статистическую информацию по VIN - коду любого транспортного средства, обслуживаемому в сервисе компании, что удобно как для клиентов, сотрудников отдела продаж, контроля качества, работников сервиса.

Работы по адаптации типового решения:

Разработан учетный механизм с использованием нового документа "Наряд-заказ", обеспечивающего следующие возможности:
  1. сокращение времени на сбор и обработку информации по объему продаж и оказанным услугам,
  2. автоматизировать начисление вознаграждения работникам на основе собранной информации,
  3. реализовать механизм электронной очереди,
  4. обеспечить прозрачность ведения учета,
  5. обеспечить снижение рисков, возникающих при оказании услуг при обслуживании автомобилей,
  6. обеспечить тайминг выполнения операций на каждом этапе бизнес-процесса, посредством регистрации времени контрольных точек для дальнейшего анализа и оптимизации
  7. сбор и анализ информации для дальнейшего создания CRM-системы.
Для сокращения времени обработки документов задействован механизм штриховой идентификации документов и мастера ввода документов, формируемых на основании.
Поля документов заполняются автоматически исходя из контекста запуска мастера, этапа бизнес-процесса и роли пользователя, который задействовал данный механизм.
Для идентификации пользователей системы задействована система идентификации при помощи персональных ID, что исключает влияние человеческого фактора, отслеживая авторство внесенных изменений.
Электронная очередь, организованная посредством отслеживания состояния статусов документа, обеспечивает порядок прохождения сервисных работ и контроль загруженности сервиса в режиме реального времени.
Тайминг времени прохождения контрольных точек организован путем регистрации времени взаимодействия пользователей с документом "Наряд-заказ".
Регламент учета работ и оказываемых услуг, созданных на основе автоматизированной системы позволяет документально и в информационной системе отслеживать получателя услуг, исполнителя, их объем и характер, состояние транспорта до начала и после окончания работ.
Регистрация развернутой информации о клиентах и характере обращений в информационной системе позволяет на любой момент вывести статистическую информацию по VIN - коду любого транспортного средства, обслуживаемому в сервисе компании, что удобно как для клиентов, сотрудников отдела продаж, контроля качества, работников сервиса.

Эффект от внедрения

  • Быстрый поиск и оформление документов
  • Уменьшение рутинной работы
  • Повышение качества работы с клиентами
ТОО «Автодан» работает в отрасли более двадцати лет.
Общая численность компании (включая филиалы): 52
Казахстан, г Семипалатинск, Август 2018.
Настройка и внедрение