Длительное время учет продаж автобусных билетов был автоматизирован отдельным решением, где регистрировались билеты на маршруты, возвраты билетов не отражались, отчеты перевозчику строились в электронных таблицах Excel, сверки взаиморасчетов не имели детализации по оказанным услугам и проводились только на основании данных бухгалтерского учета.
В результате сложившейся ситуации возникали кассовые разрывы между учетом продаж и бухгалтерией, сложности по взаиморасчетам с перевозчиками, как следствие - проблемы с кадрами и оплатой агентского вознаграждения.
В 2017 году было принято решение о необходимости интеграции учетных систем бухгалтерии и учета продаж в единую систему. Фирма «SoftKey» была привлечена сначала в качестве консультанта, затем решено было доверить реализацию проекта специалистам этой компании. Перед разработчиками была поставлена задача по устранению кассовых разрывов, интеграции системы продаж предприятия с имеющейся системой бухгалтерского и налогового учета, созданию механизмов получения оперативной отчетности.
За основу было принято типовое программное обеспечение «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» редакции 3.0, уже используемое на предприятии, что позволило сэкономить время на подготовке сотрудников. В типовом решении необходимо было построить подсистему для билетных касс предприятия, которая бы реализовала возможность формирования и регистрации электронных документов «Билет на автобус», печатной формы билета, учета продаж в разрезе рейсов, перевозчиков, транспортных средств, осуществляющих рейсы.
Информационная система должна предоставить возможности:
- контроля соответствия поступления оплаты за проданные билеты и их расчетной стоимости;
- автоматизировать начисления комиссии в разрезе перевозчиков, договоров, рейсов;
- включать оперативную отчетность о продажах в разрезе рейсов, перевозчиков, договоров, транспорта, осуществляющего перевозки;
- формирование и контроль посадочных ведомостей;
- поиска и идентификации зарегистрированных ранее пассажиров по штриховому коду, считанному с удостоверения личности;
- исключить возможность посадки на территории автовокзала безбилетных пассажиров и включения их в посадочную ведомость.
Поставка торгового оборудования включала в себя принтеры для печати билетов, сканеры штрих-кодов для считывания данных с удостоверений личности пассажиров и была проведена вместе с установкой оборудования в кратчайшие сроки.
Разработка программного обеспечения была завершена в срок, настроены права пользователей и проведено обучение персонала.
Основная проблема, с которой пришлось столкнуться на этапе внедрения программного обеспечения - неготовность и нежелание персонала к работе в новых условиях полного контроля. Проблема была быстро купирована административными методами.
28 июня 2017 года учетная система была принята в самостоятельную эксплуатацию.
Результатом внедрения новой информационной системы стало:
- отсутствие кассовых разрывов,
- отсутствие безбилетных пассажиров,
- снижение времени продажи,
- полный контроль за поступлением и выбытием денежных средств,
- прозрачность взаиморасчетов с перевозчиками,
- автоматизация начисления агентского вознаграждения,
- автоматическое отражение в регламентном учете информации о доходах при закрытии расчетного периода,
- наличие аналитики о востребованности маршрутов и направлений по сезонам
